Bolagsstämmoprotokoll

Vad är ett bolagsstämmoprotokoll?

Ett bolagsstämmoprotokoll dokumenterar de beslut som fattas på ett aktiebolags bolagsstämma. Den ordinarie bolagsstämman – årsstämman – ska enligt aktiebolagslagen (2005:551) hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång, och där fattar aktieägarna de viktigaste besluten om bolaget: att fastställa resultat- och balansräkningen, hur årets resultat ska disponeras, om styrelsen och den verkställande direktören ska beviljas ansvarsfrihet samt val av styrelse och i förekommande fall revisor. Det är ordföranden som ansvarar för att protokoll förs, och protokollet ska undertecknas av protokollföraren samt justeras av ordföranden och minst en justerare som inte samtidigt är ordförande.

Med ett tydligt och korrekt upprättat protokoll blir det svart på vitt vilka som var närvarande, hur rösterna fördelades och vilka beslut stämman fattade. Protokollet är bolagets bevis på att besluten fattats i rätt ordning och behövs bland annat för att anmäla ändringar av styrelse och revisor till Bolagsverket, för att verkställa vinstutdelning och vid en eventuell granskning. Protokollet ska senast två veckor efter stämman hållas tillgängligt hos bolaget för aktieägarna och föras in i en numrerad protokollbok eller på annat betryggande sätt, och röstlängd och övriga bilagor ska bevaras tillsammans med protokollet i minst tio år.

När behöver du ett bolagsstämmoprotokoll?

• Ert aktiebolag ska hålla ordinarie bolagsstämma (årsstämma) och behöver dokumentera besluten korrekt enligt aktiebolagslagen.
• Ni ska fastställa årsredovisningen, besluta om utdelning eller ansvarsfrihet och behöver ett protokoll som underlag.
• Ni har valt ny styrelse eller revisor och behöver ett protokoll för att anmäla ändringen till Bolagsverket.

Det här ingår

• Uppgifter om bolaget med organisationsnummer, stämmans tid och plats samt röstlängd över närvarande aktieägare och deras röster
• Val av ordförande, protokollförare och justerare samt prövning av behörig sammankallning och godkännande av dagordning
• Besluten om resultat- och balansräkning, resultatdisposition, ansvarsfrihet, styrelse- och revisorsval samt arvoden
• Underskrifter av protokollförare och justering enligt aktiebolagslagens formkrav, med möjlighet att signera med BankID

Läs vår djupgående guide om bolagsstämmoprotokoll →