Faktura- och betalningsvillkor sätter spelreglerna för hur ditt företag fakturerar och vad som gäller när en företagskund ska betala. De reglerar bland annat betalningstid i netto dagar, vad som händer vid sen betalning, dröjsmålsränta, påminnelse- och inkassoavgifter, lagstadgad förseningsersättning, eventuellt äganderättsförbehåll och hur en tvist ska hanteras. Villkoren gäller mellan näringsidkare (B2B) och blir en del av avtalet när du hänvisar till dem i offert, orderbekräftelse eller på själva fakturan.
Utan tydliga villkor blir det lätt oklart när betalning ska ske, vilken ränta du får ta ut vid dröjsmål och om du har rätt att behålla äganderätten till levererade varor tills de är betalda. Tydliga villkor minskar tvister, förbättrar din likviditet och gör det enklare att driva in obetalda fordringar. I den här guiden går vi igenom vad villkoren bör innehålla, när du behöver dem och hur du skapar dem online hos Avtalsfrid.
Vad är faktura- och betalningsvillkor?
Faktura- och betalningsvillkor är de allmänna villkor som styr betalningen mellan dig som leverantör och din företagskund. De anger när fakturan förfaller (till exempel 30 dagar netto), hur betalning ska ske och vad som händer om kunden betalar för sent. Vanliga inslag är dröjsmålsränta, påminnelseavgift, inkassoavgift, lagstadgad förseningsersättning och äganderättsförbehåll, det vill säga att varan förblir din egendom tills den är fullt betald.
Villkoren är inte ett separat avtal som kunden alltid skriver under, utan blir bindande genom att du hänvisar till dem på ett tydligt sätt innan eller i samband med att avtalet ingås, exempelvis i offerten, orderbekräftelsen, på fakturan eller i dina allmänna leveransvillkor. Eftersom de gäller mellan näringsidkare har parterna stor avtalsfrihet, men villkoren måste vara framförda till motparten för att gälla.
När behöver ditt företag betalningsvillkor?
Du behöver tydliga faktura- och betalningsvillkor så snart du fakturerar andra företag, oavsett om du säljer varor, tjänster eller löpande abonnemang. De är särskilt viktiga om du har återkommande kunder, levererar mot kredit eller har varor som riskerar att inte bli betalda. Utan skrivna villkor får du förlita dig på vad som följer av lag och allmänna principer, vilket ofta är mindre förmånligt och svårare att åberopa i en tvist.
Betalningsvillkor är också ett praktiskt verktyg för din likviditet. Genom att i förväg slå fast betalningstid, ränta vid dröjsmål och avgifter signalerar du tydligt vad som gäller och får ett bättre utgångsläge om en faktura går till påminnelse eller inkasso. Tänk på att reglerna mellan företag (B2B) skiljer sig från regler vid försäljning till konsumenter, där konsumentskyddande lagstiftning sätter snävare gränser.
Så skapar du villkoren online hos Avtalsfrid
Hos Avtalsfrid skapar du dina faktura- och betalningsvillkor genom att fylla i ett guidat formulär. Du anger ditt företags uppgifter, vilken betalningstid du vill tillämpa, om och hur dröjsmålsränta ska tas ut, vilka påminnelse- och inkassoavgifter som gäller samt om du vill ha med äganderättsförbehåll. Du väljer också hur eventuella tvister ska lösas, till exempel vid allmän domstol eller genom skiljeförfarande.
När du har fyllt i uppgifterna genereras ett färdigt dokument som du kan ladda ner, spara och hänvisa till i dina offerter, orderbekräftelser och fakturor. Du kan uppdatera villkoren när dina rutiner ändras och återanvända dem för alla dina kunder. På så sätt får du ett enhetligt och genomtänkt underlag utan att behöva skriva villkoren från grunden varje gång.
Dröjsmålsränta, avgifter och förseningsersättning
Vid sen betalning mellan företag har du normalt rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen, om inte annat avtalats. Räntelagen bygger på en referensränta som fastställs av Riksbanken, och du kan i vissa fall avtala om en annan räntenivå. Du kan även ha rätt till en lagstadgad förseningsersättning som ett schablonbelopp samt ersättning för kostnader för påminnelser och inkasso. Indrivning av fordringar regleras av inkassolagstiftningen, och Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) har tillsyn över inkassoverksamhet.
För att avgifterna ska kunna tas ut bör de framgå tydligt i dina villkor och vara kända för kunden i förväg. Var konkret om vad som händer steg för steg vid utebliven betalning: påminnelse, dröjsmålsränta, eventuell förseningsersättning och därefter inkasso. Om du är osäker på exakta belopp och räntenivåer, kontrollera aktuella regler hos Riksbanken och Kronofogden eller ta hjälp av en jurist innan du fastställer villkoren.
Formkrav och vanliga misstag
Faktura- och betalningsvillkor kräver normalt ingen särskild form mellan företag, men de måste vara framförda till motparten för att bli en del av avtalet. Ett vanligt misstag är att först nämna villkoren på fakturan, alltså efter att avtalet redan ingåtts, och tro att de då blir bindande. Hänvisa i stället till villkoren redan i offert eller orderbekräftelse, så att kunden har haft möjlighet att ta del av dem innan köpet.
Andra vanliga misstag är otydliga eller motstridiga betalningstider, att glömma reglera dröjsmålsränta och avgifter, samt att utelämna äganderättsförbehåll trots att man levererar varor på kredit. Tänk också på korrekt fakturainnehåll och bokföring enligt de krav som Skatteverket och bokföringsreglerna ställer. Använd ett enhetligt dokument, håll det uppdaterat och se till att samtliga kunder får del av samma villkor.
Vanliga frågor om faktura- och betalningsvillkor
Vilken betalningstid kan jag sätta för företagskunder?
Mellan företag råder stor avtalsfrihet och du kan komma överens om olika betalningstider, exempelvis 10, 20 eller 30 dagar netto. Vanligt är 30 dagar, men du och kunden kan avtala om annat. Saknas överenskommelse finns regler om när betalning senast ska ske. Ange alltid betalningstiden tydligt i dina villkor och på fakturan.
Har jag rätt att ta ut dröjsmålsränta vid sen betalning?
Ja, vid sen betalning mellan företag har du normalt rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen om inget annat avtalats. Räntan utgår från en referensränta som fastställs av Riksbanken. Du kan i vissa fall avtala om en annan räntenivå. Kontrollera aktuell referensränta hos Riksbanken innan du anger en räntesats i dina villkor.
Vad är äganderättsförbehåll och bör jag ha med det?
Äganderättsförbehåll innebär att en levererad vara förblir din egendom tills den är fullt betald. Det kan ge dig ett bättre skydd om kunden inte betalar eller får betalningsproblem. Om du levererar varor på kredit är det ofta klokt att ha med ett sådant förbehåll i dina villkor. Vid osäkerhet om hur det ska utformas kan en jurist hjälpa dig.
Räcker det att skriva villkoren på fakturan?
Nej, för att villkoren ska bli en del av avtalet bör du hänvisa till dem innan eller senast när avtalet ingås, till exempel i offert eller orderbekräftelse. Villkor som dyker upp först på fakturan, efter att avtalet redan slutits, blir inte automatiskt bindande. Se till att kunden får del av villkoren i tid.
Gäller samma regler vid försäljning till konsumenter?
Nej. Dessa villkor är skrivna för försäljning mellan företag (B2B). Vid försäljning till konsumenter gäller konsumentskyddande lagstiftning som sätter snävare gränser för bland annat avgifter och villkor. Om du säljer till privatpersoner bör du använda villkor anpassade för konsumentförhållanden i stället.